Souvent grand employeur dans son bassin de vie, tout site hospitalier gère de nombreuses ressources humaines. Les 35 heures sont venues ajouter de nouvelles contraintes à cet univers qui doit gérer les présences, les absences, voire les comptes épargne-temps (CEP) de chaque collaborateur en évitant tout conflit entre les agendas. Pendant longtemps, les directions des ressources humaines se limitaient aux moyens artisanaux. Avec les difficultés que l’on peut imaginer. Le vent d’informatisation qui balaie le monde hospitalier traverse tous ses périmètres fonctionnels. Cette dynamique est désormais à l’œuvre dans la gestion du temps. On voit depuis des années des établissements s’équiper de systèmes d’information dédiés à la gestion du temps de chaque collaborateur, qui proposent aussi d’ailleurs une vision globale des activités de l’ensemble des personnels, présentée dans des tableaux de bord. L’avènement de l’Intranet a accéléré cette tendance, du fait de sa capacité à introduire une décentralisation de la saisie des temps des collaborateurs à la source. Un gain de temps pour les gestionnaires et les responsables hiérarchiques qui se limitent dans un tel contexte, au contrôle et à la validation des données intégrées dans le système d’information. Au-delà de ce constat, la situation varie selon le degré d’informatisation de chaque établissement et les priorités stratégiques de ses dirigeants.
L’exemple de l’AP-HM
À l’Assistance publique-Hôpitaux de Marseille (AP-HM), l’informatisation actuelle de la gestion du temps des personnels a été lancée en 2006. L’analyse des offres du marché avait conduit le groupe à intégrer le système de l’éditeur Equitime. Sa solution a été préférée à la concurrence pour son ergonomie et son potentiel à s’adapter au modèle organisationnel éclaté de cette structure marseillaise. Comme pour tout projet critique, l’installation de l’outil Agile Time a été menée de manière progressive afin de limiter les risques. L’hôpital Sud a été retenu comme le premier à essuyer les plâtres. Après généralisation, cette solution prendra en charge la planification du temps de plus de 12 000 collaborateurs présents sur quatre sites. Pour le service des ressources humaines, c’est la garantie de disposer d’un outil permettant d’optimiser la gestion des temps et dans le même temps d’améliorer le fonctionnement du groupe.
EPSDM de Châlons-en-Champagne
Le système Agile Time est également utilisé dans d’autres établissements. Le Gipsis, qui regroupe la gestion des moyens techniques des hôpitaux de Champagne-Ardenne, l’a retenu pour administrer les temps de six hôpitaux membres, parmi lesquels l’EPSDM* de Chalons-en-Champagne. Ce dernier avait déployé un pilote sur un périmètre couvrant une dizaine de pôles et près de 1 000 collaborateurs. Progressivement, l’outil d’Equitime remplacera le support papier utilisé jusque-là comme système de gestion artisanale du temps des collaborateurs.
CH du Mans
Agile Time a également séduit le CH du Mans. L’établissement qui emploie plus de 4 000 collaborateurs l’a intégré pour gérer le temps dans toutes ses dimensions, en remplacement de tableaux Excel. Déjà opérationnelle, cette solution qui gère le temps médical a été déployée dans cette structure mancelle, dans un environnement Intranet. Ce qui permet aux médecins et aux chefs de services de gérer les plannings dans un environnement ergonomique. Outre cet avantage, le logiciel d’Equitime facilite la réalisation de la paie des médecins du fait notamment de l’industrialisation du calcul du temps de travail supplémentaire.
Avec la généralisation des projets, le marché de la gestion du temps devient très dynamique. On y voit arriver de nouveaux acteurs. Ceux-ci parviennent d’ailleurs à gagner des références, ce qui leur permet d’asseoir leur crédibilité, et plus tard leur pérennité. Octime a ainsi pris son envol avec déjà dans son portefeuille un client de taille significative, en l’occurrence le centre hospitalier Belfort-Montbéliard. Le CH d’Auch a également effectué le même choix qui lui permet de disposer d’une solution moderne venant alimenter en mode industriel Agirh, son système de gestion de la paie.
CHRU de Montpellier
À la tête de masses salariales généralement très volumineuses du fait du nombre de collaborateurs élevé qu’ils emploient, les grands établissements sont par définition des clients fort intéressants pour les éditeurs d’outils de gestion du temps. Ceux-ci leur apportent une solution permettant non seulement de mieux organiser les emplois du temps des collaborateurs sur différents sites dans un contexte parfois critique des 35 heures, mais aussi de gérer les demandes de congés, les intérimaires, les heures supplémentaires, etc. Parmi ces acteurs importants, le CHRU de Montpellier s’est lancé, il y a quelques années, dans l’intégration d’un logiciel moderne destiné à gérer les paramètres liés au temps de travail de ses collaborateurs. Le projet avait démarré en 2007, dans un contexte de modernisation du système de gestion des ressources humaines. Sa vocation, permettre le remplacement de la solution Gestor, déployée au sein de l’établissement et utilisée par 600 gestionnaires. Côté personnel médical, une application spécifique avait été développée pour la gestion des gardes et des astreintes du personnel. Si elle a fait ses preuves pendant longtemps, elle est devenue obsolète avec le temps et ne prenait pas en compte tous les besoins. Certaines demandes de médecins, comme par exemple celles relatives aux congés ou encore à la réduction du temps de travail (RTT) circulaient dans l’établissement en format papier. Difficile de consolider l’ensemble des données relatives aux ressources humaines et d’impliquer les médecins dans la gestion de leur temps.
Face à ces difficultés, le CHRU de Montpellier avait listé ses besoins et défini ses choix sur la base de ces spécifications. La nécessité de faire participer les praticiens à la gestion de leur temps plaidait pour la mise en place d’une solution accessible dans un environnement Intranet. Celle-ci permettant une saisie décentralisée des données d’activités. Obéissant à cette logique, la plate-forme GTMed a été retenue. Ce progiciel a été implémenté dans un environnement à base de composants technologiques libres (Open Source), à savoir notamment un serveur Apache. La base de données Oracle 10 vient y ajouter sa puissance pour une gestion optimisée du temps de travail. L’installation et la mise en production suivent une logique progressive. L’orthopédie, la dermatologie, la neurochirurgie, les urgences, comptent parmi les premières unités de soins concernées. À terme, tous les services seront équipés, permettant ainsi à GTMed de prendre en charge la gestion du temps dans une logique industrielle et au sein d’un établissement où les médecins s’organisent désormais par pôle d’activité.
CHS de Savoie
Sur ce terrain prometteur de la gestion des temps, la puissance technologique est un facteur important pour les utilisateurs, tout comme l’ergonomie de l’interface homme/machine (IHM). Prenant en compte ces nouvelles exigences, le centre hospitalier spécialisé de Savoie a ainsi décidé de migrer sa solution existante, Gestor 5, dans un environnement .net de Microsoft. Une décision derrière laquelle se confine la volonté d’offrir à terme à tous les agents de l'établissement, un accès distant à leur emploi du temps. Le passage de la solution Gestor à celle configurée dans un Intranet permet également de déployer un gestionnaire de flux dédié à la traçabilité des requêtes de congés.
Plus concrètement, le nouvel outil a vocation à proposer à ses utilisateurs de nouveaux modules de gestion de temps (jours fériés, RTT, repos compensateurs, etc.). Avec en prime, une ergonomie plus conviviale grâce aux technologies Web.
Dans le sillage des programmes de modernisation des systèmes d’information, s’inscrivent les projets d’informatisation des processus de gestion du temps. Quand ceux-ci sont déjà automatisés, il s’agit de les optimiser, grâce au recours à des composants plus modernes et généralement basés sur de la technologie Internet. Dans sa version Intranet, celle-ci introduit, on l’a vu, un bouleversement majeur dans la gestion des activités des personnels administratifs et médicaux. Dans un contexte critique des 35 heures, elle permet notamment à chaque collaborateur de participer au management de son temps. En saisissant à la source ses absences et ses présences, elle permet à la DRH et aux pôles de se concentrer sur des tâches stratégiques (meilleure affectation des ressources, prise en compte efficace des besoins de chacun, etc.). Dans cette logique, la gestion du temps gagne certainement en efficacité. Mais, faut-il le rappeler, ses dimensions politique et sociale restent importantes dans un univers marqué souvent par une pénurie de main d’œuvre (cas des infirmières qui doivent parfois allonger leur présence en dehors des plages définies par la machine sans garantie d’obtenir rapidement des congés compensatoires que les logiciels savent toutefois quantifier et gérer).
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